Einzelbelegabstimmung mit intercompanyWeb: Neue Energie bei der Schmid Group

Als führender Hersteller integrativer Prozesslösungen ist dieSchmid Group weltweit vertreten und bietet hochwertigsteLösungen: vom innovativen Einzelprozess bis zur komplettenTurnkey-Anlage.Der Fokus des Unternehmens liegt auf der Herstellung vonSondermaschinen in den Bereichen Photovoltaik, Leiterplatteund Flat Panel Display.

Über fünf Generationen haben mit ihren Lösungen immer wiederneue Standards gesetzt: mit technologischer Innovationskraftund höchster Qualität. Kreative Ideen und integrative Prozesslösungen,von denen heute Kunden auf der ganzen Weltprofitieren.

„Die Abstimmung der Einzelposten zwischen den einzelnenGesellschaften war in der Vergangenheit sehr zeitaufwändigund erfolgte eher unsystematisch“, beschreibt der Projektleiterbei Schmid die Ausgangslage. Vor der Umstellung erfolgte dieAbstimmung in der Zentrale mit Hilfe von Microsoft Excel unterVerwendung eines selbst erstellten VBA-Programmes, dasidentisch gebuchte Belege automatisch findet und mit einer Abstimmnummerversieht. Die Abstimmung zwischen den einzelnenGesellschaften verlief zu diesem Zeitpunkt nach eigenemErmessen.Die erstmalig durchzuführende legale Konsolidierung stellte das Unternehmen zudem vor eine weitere Herausforderung.Daher entschied man sich bei Schmid für eine Anpassung derProzesse.

Insbesondere die Genauigkeit der Abstimmung, einelaufende Kontrolle der Termineinhaltung sowie die dezentraleDurchführung nach einem gruppeneinheitlichen Schema, liefertendie Hauptgründe für die Suche nach einer konzernweitenIT-Lösung.So entschied man sich nach einer Evaluierungsphase für denzentralen Einsatz der webbasierten Lösung intercompanyWEBdes comTeam-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diesewird zur Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeitenauf Einzelpostenebene bei mehr als 20 Gruppen-Gesellschafteneingesetzt.

Dabei erfolgt ein dezentraler Datenupload zu genaufestgelegten Terminen, bevor anschließend eine automatischeAbstimmung mit intercompanyWEB mit darauf folgender Klärungetwaiger Differenzen durchgeführt wird.„Eine Software, die sowohl SAP nutzende als auch nicht SAPnutzende Gesellschaften mit einbeziehen kann und darüberhinaus eine Abstimmung auf Einzelpostenebene bietet, habenwir sonst am Markt nicht gefunden“, bestärkt der Projektleiterseine Entscheidung für die Lösung intercompanyWEB.Ziel der Umstrukturierung war es, eine systematische Abstimmungmit vertretbarem Zeitaufwand zu ermöglichen. Eine zusätzlicheE-Mail Korrespondenz sollte auf ein Minimum reduziertwerden. Die Transparenz hinsichtlich Abstimmstatus undTermineinhaltung musste jederzeit möglich sein.

„Die Idee, Daten dezentral über den Web-Browser hochzuladenund ohne lokale Installation von Software bei den einzelnenGruppen-Gesellschaften auf Knopfdruck eine Abstimmungvornehmen zu können, erschien uns vorteilhaft. Außerdemüberzeugte das Konzept der dezentralen Durchführung undVerantwortung – in Verbindung mit dem zentralen Monitoring“,stellt der Projektleiter bei Schmid die Vorteile heraus. EntscheidendesKriterium für die Lösung von yourIT war die Anschaffungeines geeigneten Produktes zu einem fairen Preis.

Die Umstellung und Implementierung der Lösung erfolgte inmehreren Schritten:

 

  • Definition der Anforderungen unter Berücksichtigung dervorhandenen Erfahrungen und der bestehenden Abstimmlösungin MS Excel
  •  Umsetzung der Anforderungen durch yourIT
  • Test der Zwischenlösung durch die Zentrale Buchhaltung
  • Erste Tests unter Einbezug einiger ausgewählter Gesellschaften
  • Weitere Optimierungen aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse
  • Roll-Out und flächendeckender Test innerhalb der gesamtenGruppe.

 

„Die Abstimmung mit der Firma Schmid war sehr gut. Nebenden notwendigen Daten lieferten Sie uns auch viele Ideen undtesteten diese ausgiebig in der Praxis. Wir haben das Feedbackaufgenommen und modifizierten die Software entsprechendden im Praxiseinsatz gewonnenen Erkenntnissen“ beschreibtThomas Ströbele, Geschäftsführer bei yourIT die gelungeneZusammenarbeit. Die ersten Wochen seit der Einführung haben gezeigt, dasseine höhere Sensibilität in den einzelnen Gesellschaften gewecktund damit letztlich innerhalb kürzester Zeit bereits einedeutliche Verbesserung des Abstimmverhaltens zu erkennenwar.

Außerdem haben sich in der Folge bereits einige positiveAuswirkungen auf die Qualität der Datenbestände ergeben.„Das Projektziel wurde erreicht und die Anwender sind mit derLösung sehr zufrieden“, lobt der Projektleiter die gelungeneUmstellung. Die Software ist im Hinblick auf die Anzahl der Gesellschaftennach oben offen - somit steht einer weiteren Expansiondes Unternehmens nichts im Wege.