bergler industrieservices optimiert die Arbeitsabläufe im Unternehmen mit ELOoffice, AdressPlus, David und >docufied®<

Seit 1990 bietet bergler industrieservices effiziente Lösungen im Bereich Outsourcing an. Das Unternehmen hat 40 Mitarbeiter, fünf Personen davon sind in der Verwaltung beschäftigt. Wo finde ich was? Früher war die Büroorganisation der bergler industrieservices GmbH durch viele verschiedene Arbeitsschritte gekennzeichnet. E-Mails und Dokumente wurden ausgedruckt und in Papierform abgelegt. Zusätzlich wurden sämtliche zu archivierenden Dokumente eingescannt und in vorgesehene Dateiordner im Filesystem abgelegt. Raimund Bergler, Geschäftsführer bei bergler industrieservices, erkannte, dass ein leistungsfähiges Informationsmanagement den Zeitaufwand verringern und damit Kosten einsparen würde. „Die Entscheidung für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems gepaart mit einer Software zur Steuerung des Informationsflusses im Unternehmen war schnell getroffen. Bei der Auswahl fiel die Entscheidung auf ELOoffice und Tobit David V8”, berichtet Bergler.

Mit ELOoffice und David V8 zu einer effizienteren Büroorganisation
Dank David V8 wurden sämtliche digital eingehenden Informationen übersichtlich auf dem Server abgelegt. So konnten die Zugriffszeiten auf Dokumente reduziert, Büroflächen eingespart und die Kosten in der Büroverwaltung gesenkt werden. Mit der zunehmenden Informationsflut stieß man jedoch an Kapazitätsgrenzen. So existierten im Unternehmen fünf bis sechs verschiedene Ablagestellen, zum einen auf dem Dateiserver, zum anderen in ELOoffice und David V8. Eine Synchronisation der Daten war nicht möglich. „Das Problem bestand in der fehlenden Kommunikation zwischen ELOoffice und David V8. Jede Lösung war in ihrem Umfeld perfekt eingesetzt. Trotzdem hatten wir noch einen Medienbruch. Demnach suchten wir eine Lösung, die ELOoffice und David V8 zu einer Gesamtlösung zusammenführt”, so Bergler.

Noch mehr Komfortabilität, noch mehr Zeitersparnis: Dank >docufied®<
Die id-netsolutions GmbH hat mit >docufied®< eine Schnittstellenreihe entwickelt, die Software-Lösungen im Bereich Dokumenten und Informationsmanagement zu einer Gesamtlösung verbindet. >docufied®< stellt den Informationsaustausch zwischen den Programmen David und ELO her. Je nach gewählter Einstellung erfolgt dies manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch. Dabei werden sämtliche Informationen aus David in ELO abgelegt. >docufied®< ermöglicht zu jeder Zeit einen genauen Überblick über die Kommunikation mit den vielfältigen Such- und Ablagefunktionen von ELO. Nicht nur die archivierten Dokumente zu einem Vorgang können in ELO eingesehen werden, auch sämtliche Korrespondenzen sind verfügbar. Durch den Einsatz von >docufied®< konnte rund 80% des Papieraufkommens digitalisiert und systematisch archiviert werden. Die Zeit, die täglich durch die Suche nach benötigten Informationen verloren ging, wird jetzt durch die Zusammenführung von David und ELO eingespart. Das Fazit: bergler industrieservices GmbH schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe Raimund Bergler hat sich in der Projektphase dazu entschlossen, das erworbene Know-how über die Produkte und Lösungen an seine Kunden weiterzugeben. So ließ er sich im Jahr 2005 zum docufied cooperation partner zertifizieren und bietet in Zukunft weitere Bürodienstleistungen an. „Damit profitiere ich in zweierlei Hinsicht von diesem Projekt: Ich spare seit dem Einsatz von David V8, ELOoffice und >docufied®< Zeit und Kosten. Diese Zeit kann ich wiederum einsetzen, um andere Unternehmen von den Vorteilen der Lösungen zu überzeugen und die eine oder andere Lizenz zu verkaufen”, freut sich Raimund Bergler. „Darüber hinaus bieten wir unseren Kunden das Scannen und Archivieren von Akten als Dienstleistung. Hierbei kommt uns unsere Erfahrung als Dienstleister für „Lohnarbeiten“ und unsere Personalkapazitäten zugute.”

Mit Take4 in die Zukunft:
Als Kundenkontaktmanagement- und Adressverwaltungssystem überlegt Raimund Bergler künftig cobra Adress plus einzusetzen. cobra Adress PLUS 11 integriert Office- und Warenwirtschafts- Schnittstellen mit Adressverwaltungs- und CRM-Funktionen und wird so zu einer umfassenden Informations- und Kommunikationsbasis für alle Marketing- und Vertriebsaufgaben in Unternehmen. Darüber hinaus harmoniert cobra Adress PLUS hervorragend mit den bereits eingesetzten Systemen und lässt sich über eine weitere Schnittstelle aus der >docufied®<-Serie verbinden.

Dateien:
 Take4 - Die Komplettlösung von comTeam (289 kB)